PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente note d’information vise à vous informer des engagements de l’Entreprise en matière de respect de la vie privée et de protection des renseignements personnels. Elle a pour but de vous aider à mieux comprendre les pratiques de l’Entreprise relatives à la collecte, l’utilisation et/ou la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
1. Définition et objet : l’Entreprise collecte uniquement vos renseignements personnels (c’est-à-dire ceux qui permettent de vous identifier) qui sont nécessaires, directement ou indirectement, à l’ouverture de votre dossier, à l’élaboration de votre soumission et/ou de votre contrat, de votre facture, au paiement de votre facture, au financement s’il y a lieu, et au service après-vente.
2. Utilisation : l’Entreprise n’utilise vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et détaillées au précédent paragraphe.
3. Personnes y ayant accès : seules les personnes ayant besoin de vos renseignements personnels pour l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès, soit le personnel administratif de l’Entreprise ainsi que les représentants chargés de se déplacer chez vous. Concernant vos renseignements financiers, seuls les Employés affectés à la facturation y ont accès, soit le commis aux comptes recevables, l’adjointe à la directrice financière et la directrice financière.
4. Communication de vos renseignements à un tiers sans votre consentement :
En principe, l’Entreprise doit obtenir votre consentement pour communiquer vos renseignements personnels à un tiers. Toutefois, il est possible, dans le cadre de ses activités, que l’Entreprise les communique à des tiers, des fournisseurs de services ou des partenaires, et ce conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou l’exécution d’un contrat de services ou d’entreprise confié par l’Entreprise. Il peut s’agir notamment des personnes suivantes :
- Les sous-traitants de l’Entreprise;
- Les sociétés de financement, notamment Finance IT;
- Les fournisseurs de service informatique, notamment Ordinateurs Laval inc.;
- Les conseillers externes (avocats, comptables, etc);
Lorsque l’Entreprise communique vos renseignements personnels à des tiers, elle s’assure que ces derniers prennent les mesures requises pour protéger vos renseignements.
5. Endroit où ils sont détenus : vos renseignements personnels sont conservés dans un local auquel le public n’a pas accès, dans un meuble fermé à clé et/ou sur nos serveurs protégés par mot de passe. Ils sont conservés pour une durée de 5 ans après la dernière inscription à votre dossier.
6. Demande d’accès ou de rectification et traitement des plaintes : à tout moment vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, de les rectifier, de retirer votre consentement à leur utilisation et/ou communication ou encore de formuler une plainte relative à la protection de vos renseignements, et ce en adressant une demande écrite suffisamment détaillée à Joanie Juteau, directrice financière par courriel à l’adresse :
« Responsable de la protection des renseignements personnels
Construction Nationale inc.
Joanie Juteau, directrice financière
adresse courriel :
Téléphone : 514-728-4633 poste 215
